Vier verschiedene Tools in fünf Jahren, das ist meine Automatisierungs-Bilanz als Coach, und die Zahl sagt eigentlich schon einiges über den Weg dorthin. Jedes einzelne sollte meinen Onboarding-Prozess für neue Coaching-Klientinnen leichter machen, und drei davon haben mir am Ende mehr Nerven gekostet als die Zettelwirtschaft davor. Erst mit KlickTipp und einem sauberen Tag-System ist daraus ein Prozess geworden, der auch ohne mich läuft. Wer sich fragt, wie viel Marketing-Automatisierung ein Coaching-Business wirklich braucht, findet die Antwort weniger im Tool als im eigenen Arbeitsstil.
Mein Schreibtisch lässt sich zwar hochfahren, aber meistens bleibt er brav in Sitzhöhe stehen, mit zwei Bildschirmen nebeneinander, einem Notizblock links von der Tastatur und einer Kaffeemaschine, die ihren festen Platz auf dem Sideboard hat. Genau von diesem Platz aus habe ich über Jahre hinweg jedes neue Onboarding manuell durchgezogen, bis der Aufwand irgendwann größer war als der eigentliche Coaching-Termin.
Marketing-Automatisierung im Coaching: Zettelwirtschaft gegen Tag-System
Der eine Weg bedeutet Post-its am Bildschirmrand, drei Notizbücher gleichzeitig und die ständige Sorge, eine neue Klientin beim Start einfach zu vergessen. Der andere Weg bedeutet: Die Zahlung geht ein, ein Tag wird gesetzt, und der Rest läuft von selbst, ohne dass ich jede E-Mail einzeln zusammenklicke. Beide Wege haben ihre Berechtigung, die eigentliche Frage ist nur, ab welcher Anzahl an Klientinnen sich der Umstieg wirklich lohnt.
So sah mein Onboarding vor der Automatisierung aus
Bevor ich überhaupt an KlickTipp gedacht habe, sah mein Alltag anders aus. Jede neue Buchung bedeutete Copy-Paste-Arbeit: den Zoom-Link raussuchen, den Fragebogen anhängen, den Termin bestätigen – von Hand, jedes Mal wieder, mit der leisen Sorge im Hinterkopf, ob der Name diesmal richtig geschrieben ist. Mein Schreibtisch sah aus wie ein kleiner Tatort aus bunten Zetteln, und professionell fühlte sich das nie an.
Neulich saß ich mit meiner Kollegin Sonja Hackl im Café Landtmann, und sie hat nur den Kopf geschüttelt, als ich von Tags und Automatisierungsketten erzählt habe. Sie führt ihre Klientenliste bis heute lieber auf Papier, mit Kugelschreiber und einem Ringbuch, und schwört, dass ihr dabei nie jemand durchrutscht. Für sie funktioniert das – ihr Coaching-Business ist kleiner, und die persönliche Handschrift gehört für sie zum Angebot dazu, nicht zur Zusatzarbeit.
Was übernimmt KlickTipp automatisch?
KlickTipp macht im Kern eine Sache gut: Sobald eine Zahlung eingeht, bekommt der Kontakt ein digitales Etikett, wie man es beim Tagging-System nennt, und genau dieses eine Etikett stößt die ganze Kette an – Bestätigungsmail, Terminlink, Fragebogen, alles in Sekunden statt Stunden. Wie man ein Tag-System im Detail gegenüber klassischen Listen aufbaut, ist ein eigenes Thema für sich; für dieses Onboarding reicht der Kernpunkt, dass ein einziges Etikett den kompletten manuellen Kopieraufwand ersetzt.
Bevor ich bei KlickTipp gelandet bin, hatte ich es mit ClickFunnels probiert – im englischen Original, weil es keine passenden Vorlagen für den deutschsprachigen Raum gab, und ich am Ende mehr mit Übersetzen als mit Onboarding beschäftigt war. Am Ende ist die Wahl des Tools ohnehin eine Frage des eigenen Arbeitsstils, die jede Coachin für sich anders beantwortet.
Double-Opt-in und Datenschutz kurz mitgedacht
Ganz ausblenden lässt sich das Rechtliche natürlich nicht. Das Double-Opt-In-Verfahren ist in Österreich und Deutschland ohnehin vorgeschrieben, und KlickTipp regelt das im Hintergrund fast von selbst, sobald man es einmal sauber eingerichtet hat. Wie man das im Detail wasserdicht aufsetzt, ist ein eigenes Kapitel für sich – für dieses Onboarding reicht der Hinweis, dass die Bestätigung keine Zusatzarbeit macht, wenn die Grundeinstellungen einmal stehen. Direkt danach lohnt es sich außerdem, die Klicktipp CRM Felder einrichten zu lassen, damit Startdatum und Coaching-Fokus gleich mitgespeichert werden.
Wo die Automatisierung an ihre Grenzen stößt
Hier kommt mein Einwand gegen die reine Lehre vieler amerikanischer Funnel-Gurus: Wer nach einer größeren Investition ins Coaching nur noch automatisierte Standardmails bekommt, fühlt sich schnell wie eine Nummer in einer Datenbank. Genau in der ersten Phase nach dem Kauf ist die Bindung am zerbrechlichsten, und deshalb automatisiere ich bewusst nur die Logistik, nicht die Beziehung. Meine Klientin Dorothee Pfeil, für die ich meinen allerersten Funnel überhaupt gebaut habe, schreibt mir bis heute mindestens einmal pro Woche eine ganz praktische Frage – und genau solche Mails beantworte ich noch immer selbst, Tag-System hin oder her.
Zugegeben, am Anfang habe ich es mit der Automatisierung übertrieben: Eine persönliche Nachricht klang in der ersten Fassung wie ein Werbetext vom Fließband. Die habe ich schnell wieder gelöscht und stattdessen so geschrieben, wie ich auch sprechen würde, mit einer kleinen Verzögerung, damit sie nicht zusammen mit den organisatorischen Mails ankommt.
Onboarding als Baustein im größeren Funnel
Das Onboarding ist ohnehin nur ein Ausschnitt aus einem größeren Ganzen. Vor der Buchung sorgt meist ein eigener Lead-Magnet für die ersten Kontakte, und die Landingpage davor hat ihre eigenen Regeln dafür, wie aus Besuchern überhaupt Buchungen werden. Der komplette Sales-Funnel drumherum folgt einer eigenen Struktur, die hier den Rahmen sprengen würde. Auf der Verkaufsseite arbeiten manche Kolleginnen mit einem Countdown, um Dringlichkeit zu erzeugen – beim Onboarding selbst hat so etwas aber nichts verloren, weil es genau die Ruhe stört, die neue Klientinnen jetzt brauchen. Die Zahlung selbst läuft über eine separate Checkout-Anbindung, die das Tag überhaupt erst auslöst, und bei Klientinnen mit zusätzlichen digitalen Materialien kommt oft noch ein eigener Mitgliederbereich dazu.
Ob die ganze Kette am Ende wirklich funktioniert, sehe ich nur, weil ich das Tracking sauber eingerichtet habe – auch das eine eigene Geschichte für sich. Manche Kolleginnen schalten sogar ein automatisiertes Webinar vor den ersten Call, ich mache das bisher nicht. Wer nach dem Onboarding weiter Kontakt halten will, kann das Klicktipp Newsletter Archiv auf der Webseite einbinden, damit neue Klientinnen gleich Zugriff auf ältere Inhalte haben. Kurz danach läuft bei mir noch eine kleine Sequenz automatisierter Nachrichten, ähnlich wie man Follow-Up E-Mails automatisieren kann, um nach einem Erstgespräch dranzubleiben.
Welcher Weg passt zu deinem Coaching-Business?
Kaum hatte ich neulich den Laptop zugeklappt, da flatterte auf dem Handy schon die Bestätigung einer neuen Buchung herein – und die Klientin hat nie gemerkt, dass ich zu dem Zeitpunkt längst nicht mehr am Schreibtisch saß.
Mehr ist da nicht passiert.
Manuelles Onboarding lohnt sich, wenn deine Zahl an neuen Klientinnen überschaubar bleibt und dir jede persönliche Zeile wichtiger ist als der gewonnene Abend – so wie bei Sonja mit ihrem Ringbuch. Ein tag-basiertes System wie KlickTipp lohnt sich dagegen, sobald Onboarding bei dir regelmäßig passiert und du den Kopf für die eigentliche Arbeit mit den Menschen brauchst statt für Copy-and-Paste. Es kostet am Anfang ein paar Abende Einrichtung, aber danach übernimmt das System genau den Teil der Arbeit, der ohnehin nie das Herzstück deines Coachings war.